Для удобства хранения и поиска документов в архивах использовались специальные каталоги и индексы. Каждый документ имел уникальный номер и был зафиксирован в специальной книге учета.
Архивы разделялись на различные секции в зависимости от типа документов или периода, к которому они относились. Секретные документы хранились отдельно и имели особую систему доступа